Je wilt toch niet in de financiële problemen komen omdat je administratie een puinhoop is?
Er zijn genoeg manieren om je administratie te structureren. Het enige dat je nodig hebt, is een structuur en een flinke portie wilskracht én de volgende tips.
Lees je post meteen
Om te beginnen moet je post nooit wegleggen voor een later tijdstip. Al helemaal niet als het om financiële post gaat. Het is begrijpelijk dat je het soms niet aankunt om die blauwe envelop te openen. Uit angst dat de boodschap onplezierig is, bewaar je de brief maar voor een geschikter moment om hem te openen.
Dat ‘geschikte’ moment komt waarschijnlijk nooit. Maar daardoor loop je wel het risico dat je rekeningen en boetes te laat betaalt. En misschien zelfs in de financiële problemen komt. Lees de post dus meteen.
Lees je post meteen
Verhalen te over van mensen die facturen van het energiebedrijf ongeopend achter de bank werpen. Maar wel verbaasd opkijken als na een aantal maanden plotseling de stroom uitvalt! Zorg ervoor dat je de post ook echt goed doorleest. Wat zijn precies de voorwaarden en uiterlijke betaaldata/ bezwaardata? Zet deze data bij voorkeur ook in je agenda, of een andere plek die je niet snel over het hoofd ziet.
Meteen archiveren van je post
Een toverwoord bij het doen van de administratie is archiveren. Meer dan de helft van de Nederlandse ondernemers bewaart zijn volledige administratie in een la of doos.
Een stuk overzichtelijker is natuurlijk een opbergsysteem met gelabelde mappen of vakken. Wij adviseren om de administratie op de volgende wijze in te richten. Hierin wordt gesproken over ordners maar voor een kleine administratie die in één ordner past kan dit natuurlijk gewoon met tabbladen worden gescheiden. Indien in deze huidige tijd gegevens digitaal gearchiveerd kunnen worden is dit ook toegestaan. Wel zien wij dit graag in dezelfde structuur gebeurt.
- Ordner met uitgaande facturen/ verkopen gesplits in openstaand en reeds ontvangen
- Ordner met inkomende facturen/ inkopen gesplits in openstaand en reeds ontvangen
- Ordner alle bankafschriften en kasstukken (bonnen)
- Ordner voor diverse belastingzaken, zowel btw, als inkomstenbelasting.
ook een VAR-verklaring komt hierin terecht. - Ordner met contracten en vergelijkbare documenten die met opdrachtgevers en leveranciers verband houden, maar niet met belastingzaken.
Administratie ordenen is een handeling die je je wel even eigen moet maken, post meteen bij binnenkomst lezen en in de juiste ordner archiveren. Maar het scheelt uiteindelijk een hoop gedoe.
Ook helpt het om de (grote) administratie op vaste tijdstippen te doen, bijvoorbeeld iedere donderdagavond of de zondag. Regelmaat zorgt ervoor dat je de administratie niet eindeloos voor je uitschuift.
Twijfelt u of u deze structuur voor u zelf kan handhaven u kunt ons tijd inschakelen. Wij verzorgen uw administratie vanaf € 400,-- per jaar! Bekijk onze All-in abonnementen. Bel 078-8880233 of neem contact op met b&d administratie partners.
