Factureren met verzendkosten wel of geen BTW rekenen?

Wanneer u goederen verzendt is het gebruikelijk een bedrag aan verzendkosten op de factuur te vermelden. Regelmatig ontstaan er misverstanden over het feit of er nu omzetbelasting (btw) over die verzendkosten gerekend moet worden.

Wat zegt de wet 

De wet op de omzetbelasting stelt zeer duidelijk dat: "Portokosten die bij de levering van goederen in rekening worden gebracht,behoren tot de vergoeding waarover belasting is verschuldigd. Hierbij is hetzelfde BTW-tarief van toepassing als dat van die goederen."

Bereken dus btw over verzendkosten

U zult merken dat wanneer u geen btw afdraagt over u de verzendkosten, die u aan klanten factureert, u een groot probleem heeft bij een belastingcontrole. Wanneer sprake is van veel verzendingen, kan dit aardig in de papieren lopen. Bovendien wordt daarnaast vaak een boete opgelegd, daar u als ondernemer verplicht bent kennis te nemen van de wet- en regelgeving die op u van toepassing is. Doet u dit niet, dan is er al gauw sprake van opzet, wat weer leidt tot belastingboetes.

Oorzaak van misverstand

Wanneer u postzegels of pakketzegels koopt, zult u merken dat er geen btw op deze producten zit. U kunt hier dus ook geen omzetbelasting voor aftrekken op uw aangifte omzetbelasting.

De reden hiervoor is dat in de wet postverkeer en in de wet omzetbelasting de organisatie TPG voor wat betreft post- en pakketzegels is vrijgesteld van btw-verplichtingen.

Het ligt dus in de logica der dingen dat u uw verzendkosten dan ook zonder btw mag factureren aan uw klanten. Dit is echter niet het geval.

Een bijzondere positie is weggelegd voor de boekhandels. Deze berekenen ook geen btw wanneer zij post-en pakketzegels verkopen. Dit is het gevolg van een speciale constructie; de boekhandel is een agentschap van TPG post. De postzegels worden op papier nooit ingekocht door de boekhandel en daardoor rechtstreeks uit naam van TPG Post.

Samengevat:

U dient dus omzetbelasting te berekenen over het totaalbedrag van uw goederen inclusief verzendkosten. 

Het tarief hangt hierbij af van onder welk omzetbelastingtarief uw goederen vallen. Vaak zal dit 19% zijn.

Twijfelt u of heeft u een ander BTW vraagstuk u kunt ons altijd inschakelen. Wij verzorgen uw administratie tegen scherpe tarieven! Bekijk onze All-in abonnementen. Bel 078-8880233 of neem contact op met info@bdap.nl b&d administratie partners.

Een staande ovatie voor je Boekhouding

Het op orde brengen van je boekhouding oftewel administratie ordenen.... Je kunt je als ondernemer waarschijnlijk wel leukere bezigheden bedenken. Toch is het iets waar je maar beter aandacht aan kunt besteden.

Je wilt toch niet in de financiële problemen komen omdat je administratie een puinhoop is?

Er zijn genoeg manieren om je administratie te structureren. Het enige dat je nodig hebt, is een structuur en een flinke portie wilskracht én de volgende tips.

Lees je post meteen

Om te beginnen moet je post nooit wegleggen voor een later tijdstip. Al helemaal niet als het om financiële post gaat. Het is begrijpelijk dat je het soms niet aankunt om die blauwe envelop te openen. Uit angst dat de boodschap onplezierig is, bewaar je de brief maar voor een geschikter moment om hem te openen.

Dat ‘geschikte’ moment komt waarschijnlijk nooit. Maar daardoor loop je wel het risico dat je rekeningen en boetes te laat betaalt. En misschien zelfs in de financiële problemen komt. Lees de post dus meteen.

Lees je post meteen

Verhalen te over van mensen die facturen van het energiebedrijf ongeopend achter de bank werpen. Maar wel verbaasd opkijken als na een aantal maanden plotseling de stroom uitvalt! Zorg ervoor dat je de post ook echt goed doorleest. Wat zijn precies de voorwaarden en uiterlijke betaaldata/ bezwaardata? Zet deze data bij voorkeur ook in je agenda, of een andere plek die je niet snel over het hoofd ziet.

Meteen archiveren van je post

Een toverwoord bij het doen van de administratie is archiveren. Meer dan de helft van de Nederlandse ondernemers bewaart zijn volledige administratie in een la of doos.

Een stuk overzichtelijker is natuurlijk een opbergsysteem met gelabelde mappen of vakken. Wij adviseren om de administratie op de volgende wijze in te richten. Hierin wordt gesproken over ordners maar voor een kleine administratie die in één ordner past kan dit natuurlijk gewoon met tabbladen worden gescheiden. Indien in deze huidige tijd gegevens digitaal gearchiveerd kunnen worden is dit ook toegestaan. Wel zien wij dit graag in dezelfde structuur gebeurt.  

1. Ordner met uitgaande facturen/ verkopen gesplits in openstaand en reeds ontvangen
2. Ordner met inkomende facturen/ inkopen gesplits in openstaand en reeds ontvangen
3. Ordner alle bankafschriften en kasstukken (bonnen)
4. Ordner voor diverse belastingzaken, zowel btw, als inkomstenbelasting.
   ook een VAR-verklaring komt hierin terecht.  
5. Ordner met contracten en vergelijkbare documenten die met opdrachtgevers en leveranciers verband houden, maar niet met belastingzaken.

Administratie ordenen is een handeling die je je wel even eigen moet maken, post meteen bij binnenkomst lezen en in de juiste ordner archiveren. Maar het scheelt uiteindelijk een hoop gedoe.

Ook helpt het om de (grote) administratie op vaste tijdstippen te doen, bijvoorbeeld iedere donderdagavond of de zondag. Regelmaat zorgt ervoor dat je de administratie niet eindeloos voor je uitschuift.

Twijfelt u of u deze structuur voor u zelf kan handhaven u kunt ons tijd inschakelen.  Wij verzorgen uw administratie vanaf € 400,-- per jaar! Bekijk onze All-in abonnementen. Bel 078-8880233 of neem contact op met b&d administratie partners.

Administratie, boekhouding, jaarrekening en VPB aangifte stamrecht BV

Als u in het verleden in het verleden een ontslagvergoeding heeft ontvangen en deze heeft laten storten in een stamrecht B.V. Dan bent u als directeur groot aandeelhouder (DGA) van deze stamrecht BV verantwoordelijk voor het voeren van een juiste administratie.

De Administratie/ Boekhouding

De stamrecht B.V. (lees u als DGA) is verplicht  om ieder jaar tijdig (voor 1 juni)  de aangifte vennootschapsbelasting van uw stamrecht BV te verzorgen. Ook dient u als DGA net als iedere Nederlander uw belastingaangifte te doen (IB). De aangifte inkomstenbelasting dient u in te dienen voor 1 april.

Deze twee zaken staan zolang u geen winst onttrekt aan uw stamrecht BV los van elkaar en heeft geen gevolgen voor uw particuliere belastaangifte. Is er in het afgelopen jaar wel  winst onttrokken aan uw stamrecht BV dan dient u daarover 25% aanmerkelijk belang belasting te betalen. Dit dient u aan te geven in BOX 2. Let echter wel op dat u wel de reeds betaalde  dividendbelasting (2011:15%)  als vooraftrek mag meenemen. U hoeft bij de particuliere belastingaangifte dus “slechts” de resterende 10% af te reken.

De boekhouding van de stamrecht BV

Het hebben en onderhouden van een stamrecht BV stelt in de praktijk niet zo heel veel voor. Het voeren van een administratie volstaat vaak door het aanmaken van een dossier waar u al uw bescheiden bewaart. Dit papieren dossier levert u aan het einde van het boekjaar in bij uw boekhouder of belastingadviseur die vervolgens de jaarrekening voor uw stamrecht BV opstelt.

Oprenting stamrecht

Naast de verplichte  aangifte vennootschapsbelasting dient u nog aan een belangrijke fiscale verplichting te voldoen , Dit heeft betrekking op het zogenaamde oprenten van de stamrechtverplichting.

Elk jaar dient de stamrechtverplichting opgerent te worden. Dit gebeurt volgens de marktrente (zoals vastgelegd in de statuten van de BV. Door de oprenting wordt de stamrechtverplichting voor de besloten vennootschap groter. De kosten van de oprenting worden in mindering gebracht op het rendement dat de stamrecht BV heeft gemaakt. Daardoor daalt dus de belastingdruk.

Wat hebben we nodig om uw jaarrekening op te stellen?

Voor het goed en gedegen opstellen van de jaarrekening van uw stamrecht BV dient  u alle bescheiden  die u in het afgelopen jaar heeft bewaard aan ons aan te leveren. Over het algemeen bestaat deze administratie uit

• de bankafschriften,
• afschriften van beleggingsrekeningen 
• alle zakelijke bonnen en facturen.

Voor nadere informatie over de administratie stamrecht BV, het oprenten van het stamrecht, de jaarrekening stamrecht BV, de verplichtingen in het kader van de boekhouding stamrecht BV, of een holdingstructuur kunt u altijd contact met ons opnemen. We bespreken uw persoonlijke situatie tijdens een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Wij verzorgen uw administratie vanaf € 400,-- per jaar! Bekijk onze All-in abonnementen. Bel 078-8880233 of neem contact op met b&d administratie partners.

Wie of wat is een goede boekhouder ?(2)

In een blog van een week geleden hebben wij een aantal kenmerken genoemd  waaraan u een goede boekhouder herkent. Als bron voor dit blog hebben wij het onlangs verschenen derde nummer van 2011 van het tijdschrift "Eigen Bedrijf" , van de Kamer van Koophandel) , staat het allemaal vrij goed omschreven op pagina 42 en 43. Er worden in dat artikel 5 hoofdcriteria aangegeven . Nu hebben  wij als administratiekantoor  b&d administratie partners jaren lange ervaring met het voeren van de boekhouding van eenmanszaken en BV`s en hebben daarom nog een 5-tal criteria geformuleerd die u kunnen helpen bij het zoeken naar de juiste boekhouder voor uw bedrijf.  

Kenmerken van een goede of slechte boekhouder (volgens ons) zijn ;

1.   Spreek niet negatief over concullega`
Een goede boekhouder zal niet snel andere administratiekantoren afkraken zonder dat hij/zij daarvoor een goede reden heeft.  Boekhouders die al meteen gaan beweren dat een ander kantoor niet deugt of slecht werk aflevert, hebben kennelijk heel weinig vertrouwen in hun eigen capaciteiten.

2.   Heeft oog voor de zakelijke etiquette
Een goede boekhouder is gekleed zoals het hoort bij de situatie van hem vraagt. Dus op kantoor kan en mag hij best een casual gekleed gaan.  Maar gaat hij met een klant mee naar de bank of rechtbank dan zal hij gekleed gaan zoals volgens de zakelijke ettiquette voorschrijft en niet in een spijkerbroek en sport shirt verschijnen.

3.     Maakt een duidelijke scheiding tussen zakelijk en privé
Als u een afspraak heeft met uw boekhouder  dan is er natuurlijk ruimte voor informele zaken maar het gesprek heeft een zakelijk doel en nut. Nog vervelender is het als u hem per uur betaald en de urenteller tijdens dit gesprek gewoon door loopt, dus als het gesprek is afgerond en u heeft het meer en deel van de tijd alleen gesproken over de vakantie dan moet u zich afvragen of dit de juiste persoon zit.

4.     Heeft duidelijk overzicht per klanteen goede boekhouder beschikt over een helder en accurate archiveringssysteem en is dus in staat om snel oude stukken opsporen, of recente stukken voor u te raadplegen en/of uit de kast  te trekken. Als de structuur hierin ontbreekt dan zegt dit mogelijk ook iets over de kwaliteit van zijn werk. Een boekhouder die dagen moet zoek of stukken kwijt raakt kan echt niet.

5.     Dress (Speak) to impress
Een goede boekhouder probeert u niet te imponeren met allerlei wazige en voor een leek vaak onbegrijpelijk fiscale vaktermen. Maar vertaald deze voor u als klant in heldere en voor u begrijpelijke taal. Hij weet dus de aansluiting te maken met zijn klanten.

Wie of wat is een goede boekhouder ?(1)

Natuurlijk wilt u als kleine zelfstandige uw boekhouding en fiscale zaken uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor die bekend staat als een goede boekhouder of goed administratiekantoor. En dan het liefst ook nog bij iemand (of kantoor) die schappelijke tarieven berekend voor zijn/haar diensten.

Maar dan nu de hamvraag : hoe herkent u "de goede boekhouder" of "het goede administratiekantoor" eigenlijk ?

In het onlangs verschenen derde nummer van 2011 van het tijdschrift "Eigen Bedrijf", van de Kamer van Koophandel, staat het allemaal vrij goed omschreven op pagina 42 en 43. Er worden in dat artikel 5 hoofdcriteria aangegeven, en dat zijn:

 1.  Ik begrijp mijn boekhouder

Wanneer een boekhouder niet helder overkomt, zou dat er op kunnen wijzen dat hij/zij zelf de materie ook niet goed begrijpt. Of dan is het kennelijk zo dat hij/zij dat niet goed aan u kan overbrengen, en dus is het gewoonweg (helaas) niet de juiste boekhouder voor u. U moet elkaar begrijpen en het liefst ook een beetje dezelfde taal spreken.

2.  De Belastingdienst komt zelden langs of stelt zelden lastige vragen

Het kan zijn dat toeval hierbij een rol speelt, of kan het zo zijn dat de boekhouder u al gewaarschuwd had dat bepaalde aangiften tot vragen van de Belastingdienst konden leiden. Maar het kunnen ook signalen zijn die er op duiden dat de boekhouder steeds dingen verkeert doet of een slechte naam heeft bij de Belastingdienst. De Belastingdienst weet best wel welke administratiekantoren als slecht bekend staan, en zal er vanuit gaan dat dergelijke kantoren eerder fouten maken dan de kantoren die goed bekend staan bij de Belastingdienst.

3.  Mijn belastingaanslag is nooit een verrassing

Is de uitkomst van de belastingaanslag voor u iedere keer weer een volslagen verrassing en kan uw administratiekantoor  niet kunnen aangeven wat de uitkomst daarvan zal zijn. Sterker nnog een goed adminstratiekantoor  kan tijdens het lopende jaar al een indicatie geven van de te betalen inkomstenbelasting. Dat betekent dat zij uw bedrijf met zorg bekijken en zich er niet makkelijk vanaf maken door 1x per jaar uw aangifte in te dienen en verder geen interesse tonen in uw bedrijf en vermoedelijke uitkomsten richting de Belastingdienst.

 4.  Mijn boekhouder past bij mijn bedrijf

Een echte ZZPèr met een redelijk tot goed inkomen  is en een bescheiden administratie bij een “duur” accountantskantoor wellicht niet op de juiste plaats. Ondank de vriendelijke behandeling wordt u bedrijf achter de schermen vaak met een niet al te hoge prioriteit behandeld. Andersom kunt u beter niet terecht bij een heel klein administratiekantoor als uw fiscale zaken heel uitgebreid en complex  en ingewikkeld zijn. Toch kan het ook in deze situatie lonen om niet direct een duur accountantskantoor in te schakelen. Zeker als uw administratiekantoor is aangesloten bij de NOAB of RB. Aangezien zij kunnen terugvallen op een relatief groot kennisnetwerk.  Maak dus goede afspraken met uw administratiekantoor als het om meer ingewikkelde fiscale aangelegenheden gaat en zorg dat uw boekhouder niet op eigen houtje allerlei knopen met voor u misschien wel nare gevolgen gaat doorhakken.  

5.  Mijn boekhouder stuurt mij duidelijke facturen

Het beste is om met je boekhouder voorafgaand aan het nieuwe boekjaar een offerte of prijsafspraak te maken . waaruit heel duidelijk naar voren komt wat de jaarprijs voor alle werkzaamheden kan gaan worden. Natuurlijk kan het voorkomen dat bepaald meerwerk extra in rekening wordt gebracht. Maar ook dan moet toch min of meer van te voren duidelijk zijn welke werkzaamheden onder meerwerk kunnen vallen, en welke niet.

Een ander signaal kan zijn dat de facturatie van uw boekhouder niet op orde is. Als de facturatie van een boekhouder al een rommeltje is, dan geeft dat wellicht ook een negatief beeld over de kwaliteit van zijn werk.
 

Bron: derde nummer van 2011 van het tijdschrift "Eigen Bedrijf", van de Kamer van Koophandel.

Boekhouding Zelf Doen of Uitbesteden?

Uit de praktijk blijkt dat veel kleine zelfstandigen (ZZP’ers)/ freelancers en eigenaren van BV`s zonder personeel moeite hebben met het op orde hebben/ houden van hun administratie. Veel zelfstandig ondernemers kiezen er voor om hun boekhouding van hun eenmanszaak zelf te doen. Dit leidt vaak tot het investeren van vele uren en gemor. In het ergste geval mist men belangrijke zaken en/of aftrekposten waardoor de boekhouding niet meer voldoet aan de wettelijke eisen. De overige groep zelfstandig ondernemers kiest ervoor om hun boekhouding geheel of gedeeltelijk uit te besteden. Dit brengt vaak (te) hoge kosten met zich mee maar dat hoeft helemaal niet.

Meestal wil een boekhouder jou kosteloos op weg helpen als je je boekhouding door hem laat doen. Hij vertelt je dan hoe je alles het best in de ordners kan doen zodat het hem ook zo min mogelijk werk kost.

Stel dat je op jaarbasis een paar duizend euro omzet hebt en als jij alles netjes en georganiseerd aanlevert, dan zal je boekhouder daar misschien enkele uren werk op jaarbasis aan hebben.

Als je al je bonnetjes en facturen in een schoenendoos bewaard en aan het eind van dat jaar de schoenendoos aanlevert, dan zal de boekhouder daar aanzienlijk meer werk aan hebben en dus ook meer kosten.

Om een indicatie te geven; Het eerste jaar is door ons voor ongeveer € 350 te verzorgen. Dat is inclusief advies, boekhoudsoftware en alle belastingaangiftes etc.
Hoeft dus allemaal niet zo veel te kosten. Sterker nog, omdat een boekhouder je kan vertellen hoe alles fiscaal zo interessant mogelijk geregeld kan worden. Bespaart een boekhouder nog flink wat belasting voor zijn klant en maak je dus als het ware winst op je boekhouder.

Tip: De boekhouding van een Eenmanszaak

In een eenmanszaak moet voor een goede boekhouding een aantal documenten administratief bijgehouden worden, zoals kassabonnen, bankafschriften, inkoop- en verkoopbonnen en facturen en voorraadgegevens. Tot ze 7 jaar oud zijn moeten deze stukken bewaard worden.

De boekhouding (c.q. de cijfers) ondersteunen het vertrouwen van iedere ondernemer. Zijn of haar waarneming wordt vaak gekleurd door de hoogte van het banksaldo. Dat saldo geeft echter een wat vertekend beeld, omdat de verhouding tussen debiteuren, onderhanden werk en crediteuren er niet meteen in te zien is.

Kortom, een goede boekhouding is voor een eenmanszaak eigenlijk het kompas bij de navigatie, als van een schip dat is overgeleverd aan de wind en golven.

 

Zoals gezegd moet een eenmanszaak een boekhouding bijhouden, verplicht gesteld door de Belastingdienst. Onderstaande gegevens dienen te worden vastgelegd, digitaal of op papier:

• Kassabonnen en notities in klad met betrekking tot cash uitgaven

• Bank- en giroafschriften

• Inkoopboek, alsmede alle financiële notities en gegevens t.a.v. inkopen

• Verkoopboek, alsmede alle financiële notities en gegevens t.a.v. verkopen

• Berekeningen, ook tussentijdse controlecalculaties

• Facturen en kopieën van inkoop- en verkoopfacturen

• Klanten- en leveranciersgegevens, alsook contracten en afspraken, agenda’s en notitieboeken

• Correspondentie

• Voorraadgegevens

• Software en digitale gegevensbestanden

Zie ook boekhouding eenmanszaak voor meer informatie.